Alle Teilnehmer der Ringtennis-WM, die Spieler und Offiziellen aus dem In-und Ausland, die Schiedsrichter und die Helfer erhalten den „WM-Pass“, mit dem sie problemlos Zutritt zu den WM-Stätten Sporthalle Oberwerth, den WM-Quartieren und Veranstaltungsorten des Rahmenprogramms erhalten. Christian Herzog wurde damit beauftragt, eine WM-Datenbank aufzubauen, in der auch die für die Akkreditierung notwendigen persönlichen Daten festgelegt werden. So kann sich bei der Einlasskontrolle z.B. am zentralen Infostand im Foyer der WM-Halle jeder schnell ausweisen.

Schon bei der ersten WM in Indien, das sich als „Bürokratie verrückt“ erwies, gab es 2006 ein entsprechendes Akkreditierungsverfahren, auch wenn man das Gelände des Velammal-Colleges gar nicht verließ, weil alles an einem Ort war. In Koblenz macht das noch mehr Sinn, da die Teilnehmer täglich zwischen Unterkunft und Spielstätte pendeln werden.